Admin Assistant

Memberi sokongan pentadbiran merentas organisasi dan menguruskan aliran orang ramai dalam perniagaan, memastikan semua tanggungjawab kaunter hadapan dan juruwang disempurnakan dengan tepat, berkualiti tinggi, dan dalam masa yang ditetapkan.

TUGAS

Kaunter Hadapan (Receptionist)

• Menerima panggilan telefon dan menyambungkan panggilan kepada pihak yang berkaitan.
• Menyambut pesakit, melayan permintaan/pertanyaan mereka, dan mengarahkan mereka ke bahagian atau kawasan perkhidmatan yang sesuai.
• Menguruskan pendaftaran pesakit, mengurus dan menjadualkan temujanji.
• Melayan pertanyaan melalui emel dan media sosial seperti FB dan IG.
• Memastikan aliran pesakit lancar dengan memaklumkan ketibaan pesakit, peka terhadap sebarang kelewatan, dan berkomunikasi dengan pesakit serta kakitangan klinik.
• Menyediakan kawasan kaunter hadapan setiap hari dan memastikan semua aktiviti kaunter beroperasi sepenuhnya sebelum waktu perniagaan bermula.
• Bertanggungjawab memastikan kawasan kaunter hadapan bersih dan teratur.
• Membantu sebagai pembantu klinik dan membantu doktor apabila perlu, contohnya menyerahkan slip caj ke bilik doktor, memanggil pesakit seterusnya dalam giliran, dan lain-lain.

Juruwang (Cashier)

• Menjana invois cukai dan menerima bayaran daripada pesakit.
• Menerima bayaran pesakit dan menjana resit pembayaran.
• Mengira wang dalam laci tunai pada awal dan akhir syif untuk memastikan jumlahnya tepat dan sepadan dengan sistem Medex.
• Menutup syif harian dan melakukan penutupan terminal.
• Mencetak laporan jualan harian dan laporan kaedah pembayaran, serta menyimpan rekod transaksi harian yang tepat untuk memastikan ia sepadan dengan Medex.
• Mendepositkan wang tunai daripada jualan ke dalam peti simpanan wang (safe box).
• Menyusun semua slip caj, penyelesaian terminal, dan laporan untuk dimasukkan ke dalam helaian Excel kutipan harian.
• Menjejaki bayaran tertunggak, mendapatkan bayaran daripada pesakit (susulan melalui emel/whatsapp), dan menyediakan laporan tertunggak bulanan. Memastikan penjagaan pesakit yang cemerlang dan mekanisme maklum balas yang baik.

Tugas Pentadbiran

• Mencipta pelekat (sticker) untuk barangan baharu dan mencetak pelekat untuk semua stok.
• Mencipta pelekat untuk pakej baharu dan mencetak jadual pecahan harga pembayaran.
• Mengemas kini sistem Medex dan sistem inventori (GRN) mengenai jumlah stok yang diterima pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya.
• Mengumpul Kad Stok daripada semua jabatan setiap minggu dan mengemas kini sistem Medex.
• Menyediakan laporan kiraan stok bulanan dan melaporkan kepada Pengurus Pusat (CM) setelah siap, sebelum CM atau PIC memasukkannya ke dalam helaian ringkasan untuk semakan Jabatan Kewangan.
• Membantu PIC yang berkenaan dalam kiraan stok bulanan/tahunan untuk penutupan akhir tahun kewangan.
• Memberi sokongan pentadbiran termasuk memfailkan dokumen, menyediakan surat/laporan, membuat susulan perjanjian sewaan, perjanjian vendor atau kontrak, dan membantu dalam penyediaan pembaharuan lesen KKM, dan lain-lain.
• Menyokong operasi syarikat termasuk semua tugas pejabat (contohnya, menambah stok alat tulis, bekalan pantri, tisu, dan lain-lain).
• Membantu dalam projek tertentu apabila diarahkan oleh Pengurus Pusat, Pengarah Perubatan, atau pihak pengurusan.
• Menyertai dan menyumbang kepada aktiviti pemasaran dan pengembangan Sunfert Group apabila diperlukan.
• Membantu rakan sekerja dan melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh Pengurus Pusat atau pasukan pengurusan.

KELAYAKAN

• Pemohon mesti memiliki sekurang-kurangnya SPM/STPM, Diploma atau kelayakan yang setaraf.
• Kemahiran yang diperlukan: Pengetahuan dalam MS Office.
• Calon dengan pengalaman 1 - 2 tahun diutamakan.
• Kemahiran telefon dan etika yang baik, perkhidmatan pelanggan yang cemerlang, pengurusan masa, dan sikap teratur.
• Kemahiran komunikasi dan multitasking yang sangat baik, sikap positif, dan etika kerja yang kuat.
• Mempunyai kemahiran analitikal, kemahiran interpersonal yang kuat, bermotivasi sendiri, suka bekerja dalam pasukan, dan kemahiran komunikasi yang berkesan.