Project Admin Cum Document Controller

Kami sedang mencari seorang Document Controller cum Site Administrator untuk menyelia keseluruhan proses kawalan dokumen projek - dari terima, daftar, nombor, edar, sampai arkib dokumen, lukisan dan maklumat teknikal. Anda akan bina dan kekalkan sistem kawalan dokumen projek yang efisien serta menyokong fungsi pentadbiran tapak di tapak bina projek di Malaysia.

Tanggungjawab utama:

• Urus dan kawal dokumen projek termasuk lukisan binaan, perubahan reka bentuk, penghantaran teknikal, RFI, method statement, penghantaran bahan, penghantaran sampel, permintaan pemeriksaan, laporan ujian, minit mesyuarat, surat-menyurat rasmi, dokumen NCR dan tindakan pembetulan, lukisan as-built dan dokumen serahan
• Bina dan kekalkan pelbagai daftar projek dan penjejak termasuk daftar penghantaran lukisan, daftar RFI, daftar penghantaran method statement, daftar penghantaran bahan dan peralatan, daftar laporan pemeriksaan dan ujian, daftar penutupan NCR, daftar perubahan reka bentuk, daftar surat-menyurat, dan daftar dokumen serahan
• Laksana kawalan semakan dan versi dokumen dengan ketat, pastikan hanya lukisan dan dokumen teknikal yang diluluskan dan sah terkini digunakan di tapak, dan tarik balik atau ganti dokumen yang telah lapuk dengan segera
• Koordinasi penerimaan, penghantaran dan penjejakan dokumen teknikal antara pasukan projek dengan Klien, Perunding, Pereka, Pegawai Penyelia, Kontraktor Utama, Subkontraktor dan Pembekal
• Sokong pasukan Teknikal, QA/QC, Pembinaan dan Komersial dalam penghantaran dan kelulusan dokumen, pantau status penghantaran dan beri peringatan tepat pada masanya untuk dokumen yang tertunggak
• Kelaskan, susun, semak dan kekalkan rekod teknikal dan projek termasuk surat-menyurat, borang, laporan dan dokumentasi projek
• Sedia, daftar, edar dan arkib minit mesyuarat projek, dokumen mesyuarat teknikal dan surat-menyurat projek yang penting
• Kumpul, susun dan kekalkan rekod kualiti dan pembinaan projek termasuk sijil bahan, laporan pemeriksaan, laporan ujian dan dokumen pemeriksaan/kelulusan
• Bantu dalam pengumpulan, penyusunan dan pemfailan dokumen yang diperlukan untuk kelulusan tempatan Malaysia dan pematuhan statutori termasuk CIDB, DOSH/JKKP, BOMBA dan pihak berkuasa tempatan
• Sedia, susun, semak dan kompil dokumen akhir projek termasuk lukisan as-built, dokumentasi peralatan, manual operasi dan penyelenggaraan, laporan ujian, sijil, rekod pemeriksaan dan dokumen serahan
• Urus rekod projek elektronik dan bercetak, bina struktur folder, sistem pemfailan dan mekanisme sandaran yang betul
• Bantu dengan pentadbiran pejabat tapak dan sokongan pejabat am termasuk pemfailan dokumen dan koordinasi pentadbiran harian
• Bantu dalam pengurusan harian penginapan pekerja asing, termasuk peruntukan bilik, rekod penyelenggaraan dan pengaturan penginapan

Syarat kelayakan:

• Diploma atau lebih tinggi dalam Pengurusan Kejuruteraan, Kejuruteraan Awam, Pembinaan, Bangunan, Pengurusan Rekod/Dokumen, Bahasa Inggeris atau bidang berkaitan yang lain
• Minimum 3 tahun pengalaman dalam kawalan dokumen, pentadbiran projek atau pengurusan dokumen dalam pembinaan bangunan, projek industri atau projek EPC
• Kefahaman yang baik tentang prosedur kawalan dokumen dalam projek pembinaan dan EPC, dengan kebolehan untuk membina dan mengekalkan sistem kawalan dokumen projek secara berdikari
• Familiar dengan dokumen pembinaan dan kejuruteraan biasa serta proses penghantarannya termasuk RFI, Method Statement, Penghantaran Bahan, Shop Drawing, Permintaan Pemeriksaan, Laporan Ujian, NCR dan Lukisan As-Built
• Kefahaman yang kuat tentang penomboran dokumen, kawalan semakan dan status penghantaran/kelulusan
• Mahir dalam Microsoft Word, Excel, PowerPoint dan PDF, dengan kemahiran Excel yang kuat dan pengalaman dalam mengekalkan daftar projek dan penjejak amat diutamakan
• Bahasa Inggeris bertulis dan lisan yang baik, mampu memahami dan menyediakan dokumen kejuruteraan Inggeris biasa, emel, tajuk lukisan dan borang penghantaran
• Fasih dalam Mandarin/Cina dan mampu berkomunikasi dengan berkesan dalam bahasa Cina dengan kakitangan projek yang berbahasa Cina
• Berorientasikan perincian, bertanggungjawab dan sangat teratur, dengan kesedaran yang kuat tentang tarikh akhir dan kerahsiaan
• Kemahiran komunikasi dan koordinasi yang kuat, proaktif dalam membuat susulan dengan jabatan Teknikal, Pembinaan, QA/QC, Komersial dan jabatan lain tentang status dokumen dan penutupan