Receptionist / Office Administrator

Tentang jawatan ini

Sila lampirkan GAMBAR TERKINI bersama CV/permohonan anda.

Kami sedang mencari seorang Receptionist / Office Administrator yang profesional, kemas penampilan dan sangat teratur untuk menguruskan kaunter hadapan serta menyokong kelancaran operasi harian fungsi Office & Administration.

Lokasi: Stesen LRT Bank Rakyat Bangsar, Kuala Lumpur.

Tanggungjawab utama

• Menguruskan kaunter hadapan dan kawasan reception secara profesional pada setiap masa.
• Menyambut dan melayan pelawat yang mempunyai temujanji, tetamu dan pihak luar dengan mesra dan profesional.
• Mengendalikan panggilan masuk, pertanyaan dan surat-menyurat, serta menyalurkannya kepada orang yang berkenaan.
• Menyelaras temujanji pelawat, pendaftaran, bilik mesyuarat dan urusan berkaitan.
• Menguruskan penghantaran masuk dan keluar, surat dan bungkusan, termasuk susulan yang perlu.
• Menyelaras kad akses, akses pintu dan permohonan parkir untuk pekerja dan pelawat yang dibenarkan.
• Memastikan kawasan reception, bilik mesyuarat dan ruang umum bersih, tersusun dan kemas.
• Menyokong urusan mesyuarat, jamuan ringan dan keperluan front-of-house yang lain.
• Memantau bekalan pejabat, menyimpan rekod inventori asas dan menyelaras penambahan stok bila perlu.
• Menyelaras penyelenggaraan pejabat, pembaikan dan hal berkaitan fasiliti, termasuk susulan dengan pihak pengurusan bangunan dan vendor.
• Berhubung dengan vendor dan penyedia perkhidmatan, termasuk menyelaras sebut harga, pesanan, penghantaran dan susulan bila perlu.
• Menyelaras majlis pejabat, sambutan perayaan dan urusan berkaitan staf, termasuk pesanan, penghantaran dan pengagihan.
• Menyimpan fail fizikal dan elektronik dokumen pentadbiran, rekod dan folder dengan teratur supaya maklumat mudah diakses.
• Menyediakan dan menyelenggara dokumen pentadbiran, rekod, jadual dan tracker.
• Memberi sokongan pentadbiran dan pejabat secara umum untuk memastikan operasi harian berjalan lancar.
• Memastikan semua urusan front-of-house dan pentadbiran yang diberikan diselesaikan dengan segera dan profesional.

Syarat

• Min SPM, STPM, Sijil, Diploma atau kelayakan berkaitan dalam Office Administration, Secretarial Studies, Office Systems atau bidang yang berkaitan.
• 1-3 tahun pengalaman berkaitan dalam reception, front desk, pentadbiran pejabat, hospitality atau peranan yang serupa.
• Fasih dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, bertutur dan menulis. Bahasa tambahan menjadi kelebihan.
• Profesional, kemas penampilan dan yakin ketika berurusan dengan pelawat, pihak pengurusan dan pihak luar.
• Teliti, teratur dan mengambil berat tentang perincian.
• Kemahiran komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Proaktif dan mampu menguruskan tugasan tanpa pengawasan berterusan.
• Boleh dipercayai, menepati masa dan mampu mengendalikan pelbagai permintaan pada satu masa.
• Mahir komputer, dengan pengetahuan yang baik dalam Microsoft Office dan alat kerja digital yang biasa digunakan.
• Biasa dengan alat AI dan mampu menggunakannya dengan berkesan untuk menyokong kerja pentadbiran harian dan meningkatkan produktiviti.
• Pengalaman bekerja dalam persekitaran korporat profesional menjadi kelebihan.