Administrative Assistant

Ringkasan Kerja

Memberi sokongan pentadbiran harian, menyimpan dokumen dengan teratur, membantu urusan dokumen pembayaran asas, dan memberikan sokongan HR ringan bila perlu.

Tanggungjawab Utama

• Urus tugas pentadbiran am seperti fail, scan, fotokopi, cetak, dan penyediaan dokumen.
• Pastikan fail dan rekod dokumen syarikat kemas dan tersusun.
• Sediakan surat, memo, borang, dan dokumen dalaman yang ringkas.
• Sediakan Payment Voucher (PV) asas dan susun invois, resit, serta dokumen sokongan untuk kelulusan.
• Buat data entry asas dan kemas kini tracker Excel serta rekod dalaman.
• Buat susulan dengan jabatan lain mengenai dokumen, kelulusan, tandatangan, dan maklumat yang belum lengkap.
• Bantu Pengurus dengan kerja pentadbiran harian dan urusan susulan.
• Bantu uruskan atur cara mesyuarat dan sediakan dokumen.
• Uruskan kurier, dokumen masuk, surat-menyurat am, dan bekalan pejabat.
• Berkoordinasi dengan jabatan Kewangan, Pembelian, Inventori, Operasi, Dapur, dan jabatan lain bila perlu.

Sokongan HR Ringan

• Bantu uruskan rekod kehadiran dan cuti kakitangan.
• Simpan fail pekerja dan dokumen HR asas.
• Bantu sediakan dokumen onboarding untuk kakitangan baru.
• Sediakan atau susun borang HR, surat, dan dokumen sokongan yang ringkas bila perlu.
• Buat susulan dengan kakitangan jika dokumen HR tidak lengkap.

Keperluan

• Sekurang-kurangnya SPM / Diploma dalam Pentadbiran Perniagaan, Pentadbiran Pejabat, Pengajian Perniagaan, atau bidang berkaitan.
• Pengalaman dalam kerja pentadbiran diutamakan.
• Tidak perlu kelayakan perakaunan.
• Paham asas tentang invois, resit, dan Payment Voucher adalah kelebihan.
• Tahu asas Microsoft Word dan Excel.
• Kemahiran menyusun fail, dokumentasi, dan organisasi yang baik.
• Bertanggungjawab, teliti, dan bersedia untuk belajar.
• Boleh ikut arahan dan siapkan tugas mengikut tempoh yang ditetapkan.
• Kemahiran komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Kebolehan berkomunikasi dalam Bahasa Mandarin adalah kelebihan tambahan.