Administration & Personal Affairs

Kami cari seorang Administration & Personal Affairs (Mandarin Speaker) untuk menyokong pengurusan kanan. Jawatan ini lapor terus kepada Senior Manager dan bertanggungjawab untuk menguruskan pemandu, kenderaan, clubhouse, urusan hartanah, serta hal-hal peribadi dan kebajikan terpilih bagi memastikan segala operasi peribadi dan sokongan kerja berjalan lancar. Anda akan jadi orang tengah yang menyelaraskan logistik peribadi, kemudahan, dan pelbagai tugasan di bawah satu tanggungjawab utama, sambil memantau bajet dan standard perkhidmatan.

Lokasi: Nilai, Kajang & Kuala Lumpur

Tugas Utama:

• Pengurusan Pemandu: Rancang dan awasi jadual harian pemandu, tugasan, cuti, KPI prestasi, dan pemeriksaan kesihatan tahunan untuk pastikan perkhidmatan pengangkutan selamat, tepat masa, dan boleh dipercayai.
• Pengurusan Kenderaan & Pengangkutan: Urus penggunaan kenderaan, penyelenggaraan, kebersihan, prosedur peminjaman, pembaharuan insurans dan cukai jalan, serta kelengkapan dalam kereta supaya semua kenderaan sentiasa dalam keadaan baik dan sedia digunakan.
• Operasi Clubhouse & Kemudahan: Awasi bajet clubhouse, keperluan staf, hiasan perayaan, keselamatan, penjagaan Guanyin, dan penyelenggaraan am (termasuk kemudahan, peralatan, dan perkhidmatan kontrak) untuk pastikan persekitaran selesa dan terjaga. Ini termasuk koordinasi menu makanan dengan chef, pengurusan bajet, dan penyediaan acara.
• Urusan Sembahyang, Buah-Buahan & Hal Peribadi: Urus sembahyang mingguan, perayaan, dan majlis-majlis khas secara ringkas dan teratur; koordinasi hal berkaitan buah-buahan seperti tempahan, penyusunan, dan kadang-kadang memetik buah di lokasi yang ditetapkan; serta uruskan hal-hal peribadi harian dan permintaan khas untuk Principal (termasuk pembelian ad-hoc, penghantaran, dan tugasan logistik kecil) supaya keperluan peribadi diurus dengan cekap.
• Perhubungan Hartanah & Akses: Berhubung dengan pejabat pengurusan hartanah untuk Kajang dan TRX mengenai akses pelawat, kad akses, dan perkara rutin berkaitan hartanah untuk pastikan akses bangunan lancar dan mematuhi peraturan.
• Pelaporan & Penambahbaikan Berterusan: Beri kemas kini tetap kepada Senior Manager tentang bajet, isu penyelenggaraan, dan perkara penting dalam skop Personal Affairs, serta sumbangkan idea untuk memperbaiki SOP dan proses kerja.

Kelayakan & Pengalaman:

• SPM atau Diploma dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Hospitaliti/Kemudahan, atau bidang berkaitan, atau pengalaman setaraf.
• 2-3 tahun pengalaman menguruskan pemandu, kenderaan, kemudahan, atau operasi peribadi/rumah tangga untuk pengurusan kanan atau individu terkenal.
• Pengalaman terbukti dalam koordinasi vendor, susulan penyelenggaraan, dan asas bajet atau kawalan kos.

Bahasa & Kemahiran:

• Penguasaan baik Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia; Mandarin atau dialek tempatan adalah kelebihan.
• Kemahiran organisasi dan koordinasi yang kuat, dengan perhatian tinggi terhadap perincian dan kerahsiaan.
• Kemahiran interpersonal dan komunikasi yang baik untuk bekerja dengan staf, pengurusan, dan vendor luar.
• Mahir dalam perisian pejabat asas untuk penjadualan, bajet, dan pelaporan.
• Mampu mengendalikan permintaan segera, perubahan keutamaan, dan keperluan selepas waktu kerja secara profesional.
• Bersedia untuk kerap bergerak antara Nilai, Kajang, dan Kuala Lumpur untuk menyelia operasi, hartanah, dan hal peribadi seperti yang diperlukan.
• Mempunyai lesen memandu yang sah dan kenderaan sendiri adalah satu kelebihan.