Administrative Coordinator

Kami sedang mencari seorang Penyelaras Pentadbiran yang proaktif dan teliti untuk menyokong pasukan operasi dan kewangan kami. Dalam peranan ini, anda akan bertanggungjawab untuk menyelaraskan aktiviti antara jabatan, memastikan komunikasi lancar antara pasukan, dan menguruskan tugas pentadbiran berkaitan permohonan pensijilan (contohnya, MyHijau) dan pematuhan peraturan. Calon yang ideal adalah seorang yang berdikari, sangat teratur, dan mampu menguruskan pelbagai tugas serentak dengan pengawasan yang minimum.

Tanggungjawab Utama:

1. Koordinasi Operasi

• Menjadi penghubung utama antara pasukan operasi dan kewangan untuk memastikan aliran kerja lancar dan pertukaran maklumat tepat pada masanya.
• Menyelaras aktiviti operasi harian, termasuk penjadualan, dokumentasi, dan peruntukan sumber.
• Menjejak dan memantau garis masa operasi, memastikan tarikh akhir dipenuhi.
• Membantu menyediakan laporan operasi, minit mesyuarat, dan tindakan susulan.
• Menyokong koordinasi logistik dan perolehan apabila diperlukan.

2. Sokongan Kewangan & Pentadbiran

• Membantu pasukan kewangan dengan penyediaan dokumen, pengesahan invois, dan sokongan pemprosesan pembayaran.
• Mengekalkan sistem fail yang tepat untuk rekod kewangan dan operasi.
• Memproses tuntutan kakitangan, laporan perbelanjaan, dan pembayaran balik wang tunai kecil.
• Menyokong aktiviti penutupan bulanan dengan menyediakan dokumentasi dan laporan yang diperlukan.
• Berkoordinasi dengan vendor dan pembekal mengenai pertanyaan berkaitan pembayaran.

3. Pensijilan & Pematuhan (MyHijau / Peraturan)

• Mengetuai dan menguruskan proses permohonan pensijilan MyHijau dari awal hingga akhir, termasuk:
  • Menyediakan dokumentasi dan borang permohonan yang diperlukan.
  • Berhubung dengan agensi kerajaan dan perunding yang berkaitan.
  • Menjejak kemajuan permohonan dan membuat susulan untuk kelulusan.
  • Memastikan keperluan pembaharuan dan pematuhan dipenuhi.
• Menyokong permohonan pensijilan dan lesen lain seperti yang diperlukan.
• Sentiasa mengikuti perkembangan perubahan peraturan dan memastikan pematuhan syarikat.
• Mengekalkan pangkalan data semua pensijilan, lesen, dan tarikh luput untuk pembaharuan secara proaktif.

4. Dokumentasi & Pelaporan

• Menyediakan, menyusun, dan mengekalkan rekod serta laporan yang tepat untuk pihak berkepentingan dalaman dan luaran.
• Memastikan semua dokumentasi memenuhi keperluan pematuhan dan audit.
• Membantu dalam merangka prosedur operasi standard (SOP) dan dokumentasi proses.
• Menyokong audit dalaman dan luaran dengan menyediakan dokumen yang diperlukan.

5. Koordinasi Silang Fungsi

• Memudahkan komunikasi antara jabatan untuk memastikan keselarasan projek dan tugas.
• Menyelaras mesyuarat, menyediakan agenda, dan membuat susulan tindakan.
• Membantu dalam koordinasi dan pelaksanaan projek seperti yang ditugaskan.
• Memberikan sokongan pentadbiran kepada pasukan pengurusan apabila diperlukan.

Kelayakan & Kemahiran:

Pendidikan & Pengalaman

• Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan, Perakaunan, atau bidang berkaitan.
• 2-4 tahun pengalaman dalam koordinasi pentadbiran, lebih diutamakan dalam persekitaran operasi atau silang fungsi.
• Pengalaman dengan permohonan pensijilan (terutamanya MyHijau) amat diutamakan.

Kemahiran Teknikal

• Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).