Front Desk Receptionist

Sertai Gulatis! Kami sedang mencari individu yang mesra, profesional dan teratur untuk mengurus meja hadapan kami serta menyokong pentadbiran pejabat harian.

1 Ringkasan Tugas

Front Desk Receptionist bertanggungjawab mengurus operasi meja hadapan, menyambut pelawat, mengendalikan panggilan masuk, dan memberikan sokongan pentadbiran am bagi memastikan operasi harian pejabat berjalan lancar. Calon mesti profesional, mesra, teratur dan mampu berkomunikasi dengan berkesan bersama pekerja, pelawat dan pihak luar.

2. Tanggungjawab Utama

A. Meja Hadapan & Penyambutan

• Menyambut dan memberi salam kepada pelawat, pelanggan, pembekal dan rakan perniagaan secara profesional.
• Menjawab, menapis dan mengarahkan panggilan telefon masuk ke jabatan atau kakitangan yang berkaitan.
• Menerima dan mengedarkan surat, bungkusan dan penghantaran kurier yang masuk.
• Memastikan ruang penyambutan sentiasa kemas, bersih dan profesional.
• Merekod butiran pelawat dan memaklumkan kepada pekerja berkaitan tentang ketibaan pelawat.
• Mengendalikan pertanyaan am dan memberikan maklumat yang tepat apabila diperlukan.

B. Sokongan Pentadbiran

• Melaksanakan tugas klerikal dan pentadbiran am, termasuk pemfailan, fotokopi, pengimbasan dan penyediaan dokumen.
• Mengurus tempahan bilik mesyuarat dan membantu urusan persediaan mesyuarat.
• Memantau stok alat tulis pejabat dan bekalan meja hadapan serta mengatur pengisian semula apabila perlu.
• Membantu dengan kemasukan data, pengasingan dokumen dan penyimpanan rekod yang teratur.
• Menyokong HR dan Pentadbiran dengan tugasan lain yang diberikan apabila diperlukan.

C. Komunikasi & Penyelarasan

• Berhubung dengan jabatan dalaman bagi memastikan pertanyaan dan permintaan disalurkan kepada kakitangan yang betul.
• Mengendalikan mesej telefon dan memastikan mesej penting disampaikan dengan segera.
• Menyelaras dengan syarikat kurier, pembekal dan penyedia perkhidmatan.
• Menjaga kerahsiaan semasa mengendalikan dokumen dan maklumat syarikat.

3. Syarat Jawatan

• Minimum SPM atau kelayakan setaraf; Diploma dalam Pentadbiran Perniagaan menjadi kelebihan.
• Diutamakan kurang daripada 1 tahun pengalaman dalam penyambutan, khidmat pelanggan atau pentadbiran. Graduan baru digalakkan memohon.
• Kemahiran komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Mahir dalam Microsoft Office, termasuk Word, Excel dan Outlook.
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Mandarin menjadi kelebihan tambahan.
• Personaliti yang menyenangkan, penampilan profesional dan sikap positif.
• Teratur, tepat pada masa, bertanggungjawab dan teliti.
• Mampu melaksanakan pelbagai tugas dan bekerja secara berdikari dengan pengawasan minimum.

4. Kompetensi Utama

• Berorientasikan khidmat pelanggan
• Etiket telefon yang profesional
• Kemahiran komunikasi yang kukuh
• Kemahiran pengurusan masa dan organisasi
• Teliti terhadap perincian
• Integriti dan kerahsiaan
• Kerja berpasukan dan kesediaan untuk belajar