Administrative Assistant

Seorang Pembantu Sumber Manusia & Pentadbiran memainkan peranan penting dalam menyokong operasi pentadbiran dan pejabat harian syarikat. Jawatan ini bertanggungjawab memastikan pengurusan pejabat berjalan lancar, menyelaraskan aktiviti pentadbiran, menyimpan rekod dengan tepat, membantu dalam dokumentasi, dan memberikan sokongan operasi kepada pelbagai jabatan untuk meningkatkan kecekapan tempat kerja secara keseluruhan.

Di Kredence Creative Solutions, kami mencari bakat yang bukan sekadar pemimpi tetapi pelaksana yang bersemangat, didorong oleh keinginan kuat untuk menjadikan idea besar menjadi kenyataan. Kami mencari individu yang proaktif dan teliti yang boleh berkembang dalam persekitaran dinamik dan berbangga dalam memberikan sokongan pentadbiran yang cemerlang. Calon ideal ialah individu yang sangat teratur, mudah menyesuaikan diri, dan berdaya usaha, dengan keupayaan mengurus pelbagai keutamaan sambil mengekalkan profesionalisme dan kecekapan. Sama ada bekerjasama dengan rakan sekerja merentas jabatan atau bekerja secara bebas, anda akan memainkan peranan utama dalam memastikan operasi harian kami berjalan lancar dan berkesan.

Tanggungjawab Kerja:

• Mengurus semua surat-menyurat masuk dan keluar, termasuk e-mel, surat, penghantaran kurier, dan panggilan telefon.

• Memastikan dokumentasi, pemfailan, dan penyimpanan rekod (fizikal dan digital) yang betul untuk memudahkan capaian semula dan pematuhan.

• Menyenggara dan mengemas kini rekod kad akses syarikat, peruntukan parkir, dan aset pejabat.

• Menyelia inventori bekalan pejabat dan alat tulis, memastikan pengisian semula tepat pada masanya.

• Memastikan persekitaran pejabat bersih, teratur, dan kondusif untuk produktiviti pada setiap masa.

• Menjadi wakil hadapan syarikat dengan menyambut dan membantu pelawat secara profesional.

• Menyelaraskan tempahan bilik mesyuarat dan memastikan kesediaan untuk mesyuarat dan pembentangan.

• Mengatur perjalanan perniagaan, termasuk penerbangan, penginapan, pengangkutan, dan itinerari untuk kakitangan.

• Mengendalikan dokumentasi berkaitan perjalanan dan penjejakan perbelanjaan jika perlu.

• Membantu dalam menjejak perbelanjaan berkaitan syarikat dan memastikan penyerahan invois dan dokumentasi pembayaran tepat pada masanya.

• Mengurus minuman pejabat dan bekalan pantri, memastikan ketersediaan dan piawaian kebersihan.

• Menyelaraskan penyelenggaraan, servis, dan pembaikan peralatan pejabat (contohnya pencetak, penghawa dingin, sistem pejabat).

• Berhubung dengan vendor dan penyedia perkhidmatan untuk penyelenggaraan rutin dan pembaikan segera.

• Menyokong Pengurus HR dalam menyelaraskan proses onboarding dan offboarding pekerja, termasuk peruntukan dan pengembalian laptop syarikat, susunan ruang kerja dan tempat duduk, sokongan orientasi, dan memastikan pengalaman peralihan pekerja berjalan lancar.

• Membantu dalam merancang dan menyelaraskan acara syarikat, mesyuarat, dan aktiviti dalaman.

• Memberikan sokongan logistik dan pentadbiran untuk fungsi korporat dan penglibatan pasukan.

• Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Pejabat, atau bidang berkaitan.

• Fasih dalam Bahasa Inggeris dan mahir dalam sama ada Bahasa Malaysia atau Bahasa Cina.

• Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Keupayaan mengendalikan maklumat sulit dengan bijaksana dan profesional.

• Fasih dalam Bahasa Inggeris dan mahir dalam sama ada Bahasa Malaysia atau Bahasa Cina.

• Mempunyai deria estetik yang kuat, dengan sikap mesra dan personaliti berorientasikan perkhidmatan pelanggan.

• 1 tahun pengalaman kerja dalam industri pengiklanan/pemasaran menjadi kelebihan.

Kemahiran: Self Organization, People Oriented, Interpersonal Communications, Office Management