Operations & Admin Coordinator

Penyelaras Operasi & Admin bertanggungjawab untuk operasi dan penyelenggaraan pejabat harian, mengurus bekalan dan stok pejabat, mengendalikan penghantaran masuk dan keluar, menyokong tugasan inventori dan pemenuhan pesanan, menyelaras dengan vendor dan jabatan lain, serta memberikan sokongan pentadbiran dan dokumentasi am.

Tanggungjawab Utama:

Operasi & Penyelenggaraan Pejabat: Pantau keperluan operasi harian pejabat dan pastikan tempat kerja diselenggara dengan baik.

Aturkan tukang paip, juruelektrik, juruteknik penghawa dingin, tukang cuci atau penyedia perkhidmatan lain apabila diperlukan.

Laporkan dan susuli pembaikan serta penyelenggaraan pejabat dan selaras dengan pihak pengurusan bangunan atau vendor luar apabila perlu.

Pastikan kemudahan pejabat berada dalam keadaan berfungsi dengan baik.

Bekalan & Stok Pejabat:

Pantau dan pastikan bekalan pejabat serta stok am pejabat mencukupi (alat tulis, bekalan percetakan, barang pantri, bekalan pembersihan, bahan pembungkusan, barang pejabat kegunaan am).

Semak tahap stok, sediakan permintaan tambahan stok dan elakkan kekurangan stok yang tidak perlu.

Penerimaan Penghantaran & Pengagihan Dalaman:

Urus penghantaran masuk, dokumen, sampel dan penghantaran: terima dan semak penghantaran masuk, rekod penghantaran jika perlu, maklumkan jabatan atau staf berkaitan, aturkan pengambilan atau pengagihan dalaman.

Susuli penghantaran yang tidak dikenal pasti atau tertunggak dan selaras urusan kurier keluar apabila diperlukan.

Sokongan Inventori & Pemenuhan Pesanan:

Bantu Inventory, Fulfilment & Operation Executive dengan tugasan operasi seperti kiraan stok, semakan pergerakan stok, kemas kini rekod inventori, sediakan stok untuk pemenuhan pesanan, sokongan pembungkusan semasa waktu sibuk, susun stok dan kawasan penyimpanan, semak bahan pembungkusan, dan bantu penerimaan stok daripada pembekal.

Penyelarasan Antara Jabatan & Vendor:

Selaras keperluan operasi antara jabatan berbeza dan pembekal luar; susuli barang yang diminta oleh jabatan dan selaras pergerakan produk, sampel, dokumen dan bahan.

Berhubung dengan syarikat kurier dan pembekal, aturkan penyedia perkhidmatan penyelenggaraan, dan susuli penghantaran, pembelian dan perkara operasi tertunggak bagi memastikan permintaan diselesaikan dan ditutup dengan betul.

Pentadbiran Am & Dokumentasi:

Berikan sokongan pentadbiran am termasuk kemasukan data, pemfailan dan dokumentasi, percetakan, pengimbasan dan fotokopi, sediakan laporan ringkas, selenggara rekod operasi, dokumentasi pembelian dan perbelanjaan, kemas kini kenalan pembekal dan penyedia perkhidmatan, serta bantu tugasan pentadbiran dan operasi lain yang munasabah apabila diperlukan.

Kemahiran: Office Operations, Facilities Management, Vendor Management, Inventory Management, Stock Control, Courier & Parcel Handling, Administrative Support, Documentation & Filing, Data Entry, Purchase Replenishment