Admin Clerk / Administrative Assistant

Kami sedang mencari Admin Clerk yang bertanggungjawab, tersusun dan teliti untuk menyokong operasi pejabat harian kami. Calon yang berjaya akan mengendalikan pemfailan dokumen, semakan harga pembekal, peralatan dan bekalan pejabat, bantuan penyediaan gaji, serta tugas pentadbiran am. Calon yang sesuai haruslah selesa bekerja dengan dokumen, nombor dan aplikasi komputer, dengan sikap positif dan kesediaan untuk belajar.

Tanggungjawab Utama

1. Pentadbiran Am & Kawalan Dokumen

• Mengendalikan kerja kertas pejabat harian, pemfailan dokumen, pengimbasan, penyalinan fotokopi dan penyimpanan rekod.
• Menyelenggara sistem pemfailan yang tersusun untuk sebut harga, pesanan belian (PO), pesanan penghantaran (DO), invois, resit dan dokumen syarikat yang lain.
• Membantu menyediakan surat, laporan, borang dan dokumen pentadbiran yang lain.
• Merekod dan menjejak dokumen masuk dan keluar.
• Memastikan dokumen tersusun dengan baik, dikemas kini dan mudah diakses apabila diperlukan.

2. Semakan Harga Pembekal & Sokongan Pembelian

• Menghubungi pembekal untuk menyemak dan membandingkan harga bagi bahan, alat, peralatan dan bekalan pejabat.
• Meminta sebut harga daripada pembekal dan menyelenggara rekod harga pembekal yang dikemas kini.
• Membantu menyediakan helaian perbandingan harga untuk semakan pihak pengurusan.
• Menyusuli pembekal berkenaan sebut harga, jadual penghantaran dan pesanan yang belum selesai.
• Membantu menyemak invois pembekal dan pesanan penghantaran berbanding pesanan belian dan barang yang diterima.
• Melaporkan percanggahan harga atau perubahan harga yang luar biasa kepada pihak pengurusan.

3. Bantuan Gaji & Akaun

• Membantu jabatan akaun dalam mengumpul dan menyemak kehadiran pekerja, jam lebih masa, rekod cuti dan maklumat berkaitan gaji yang lain.
• Membantu mengira jam bekerja, lebih masa dan butiran gaji pekerja berdasarkan rekod yang diluluskan dan polisi syarikat.
• Menyediakan ringkasan gaji dan dokumen sokongan untuk pengesahan pihak akaun.
• Membantu menyusun invois, resit, rekod pembayaran dan dokumen perakaunan yang lain.
• Menjaga kerahsiaan maklumat gaji dan rekod kewangan syarikat.

4. Peralatan & Bekalan Pejabat

• Memantau alat tulis pejabat, bekalan percetakan dan barang guna habis yang lain.
• Menjejak peralatan pejabat, termasuk komputer, pencetak, mesin fotokopi dan peranti lain.
• Menyelaras servis, pembaikan dan penyelenggaraan peralatan apabila perlu.
• Melaporkan peralatan yang rosak dan mengatur susulan dengan penyedia perkhidmatan.
• Memastikan bekalan dan peralatan pejabat diselenggara dengan baik dan tersedia untuk operasi harian.

5. Tugas Am Pejabat & Ad Hoc

• Membantu penyelarasan pejabat harian dan komunikasi dengan pembekal, kakitangan dan pihak lain.
• Menyokong penyediaan dokumen berkaitan projek apabila diperlukan.
• Membantu pihak pengurusan dan rakan sekerja dengan tugas pentadbiran dan tugasan khas.
• Melaksanakan tugas lain yang munasabah yang diarahkan oleh pihak pengurusan dari semasa ke semasa.

Syarat Jawatan

• Kelayakan minimum SPM atau setaraf; sijil atau diploma dalam Pentadbiran Perniagaan, Perakaunan atau bidang berkaitan adalah satu kelebihan.
• Graduan baru digalakkan memohon. Pengalaman pentadbiran atau kerani sebelum ini adalah satu kelebihan.
• Pengetahuan asas Microsoft Excel, Word dan aplikasi pejabat biasa yang lain.
• Selesa bekerja dengan nombor, rekod dan pengiraan asas.
• Kemahiran organisasi yang baik dan teliti terhadap perincian.
• Boleh berkomunikasi dengan berkesan dengan pembekal, rakan sekerja dan pihak pengurusan.
• Bertanggungjawab, boleh dipercayai, tepat pada masa dan bersedia untuk belajar.
• Boleh menguruskan pelbagai tugas dan memenuhi tarikh akhir.
• Boleh bekerja secara berdikari sambil bekerjasama dengan pasukan.
• Kemahiran pengendalian dokumen dan penyimpanan rekod yang baik.
• Boleh menjaga kerahsiaan semasa mengendalikan gaji dan maklumat syarikat.

Kemahiran Diutamakan

• Kemahiran asas Excel, termasuk kemasukan data, formula dan pengiraan mudah.
• Pengalaman mengendalikan pesanan belian, pesanan penghantaran, invois atau sebut harga pembekal.
• Pengetahuan asas penyediaan gaji, rekod kehadiran dan pengiraan lebih masa.
• Pengalaman dalam syarikat pembinaan, kejuruteraan, fabrikasi atau perdagangan adalah satu kelebihan.