Office Administrator

Di sinilah kerja anda memberi impak yang bermakna.

Di Baxter, kami percaya setiap orang, tidak kira siapa mereka atau dari mana mereka datang, berhak mendapat peluang untuk hidup sihat. Ini adalah kepercayaan asas kami sejak 1931 dan terus menjadi prinsip panduan kami. Kami sedang mentakrifkan semula penyampaian penjagaan kesihatan untuk memberi impak yang lebih besar hari ini, esok dan seterusnya.

Rakan sekerja Baxter kami disatukan oleh Misi kami untuk Menyelamat dan Mengekalkan Nyawa. Bersama-sama, komuniti kami didorong oleh budaya keberanian, kepercayaan dan kerjasama. Setiap individu diberi kuasa untuk mengambil tanggungjawab dan memberi impak yang bermakna. Kami berusaha untuk operasi yang cekap dan berkesan, dan kami saling bertanggungjawab untuk menyampaikan hasil yang cemerlang.

Di sini, anda akan menemui lebih daripada sekadar pekerjaan, anda akan menemui tujuan dan kebanggaan.

Ringkasan Peranan:

• Dalam peranan ini, anda akan memainkan peranan penting dalam menyokong operasi harian pusat Global Business Solutions (GBS) kami. Anda akan bekerja rapat dengan Director, Finance - GBS dan Senior Director, Finance Operations, sambil berperanan sebagai titik hubungan utama untuk pekerja, pelawat, vendor dan pihak berkepentingan dalaman serta luaran yang lain.
• Peranan anda akan merangkumi pentadbiran pusat, sokongan operasi, aktiviti procure-to-pay, penyelarasan fasiliti, kawalan dalaman dan penglibatan pekerja. Anda akan berpeluang bekerja merentasi pelbagai bidang perniagaan dan menyumbang kepada penciptaan tempat kerja yang cekap, tersusun dan menarik untuk pekerja kami.

Apa Yang Anda Akan Lakukan:

Pentadbiran Pusat

• Mengurus aktiviti pentadbiran harian untuk pusat, termasuk perkhidmatan mel dan kurier.
• Menyelaras pengaktifan dan penyahaktifan ID badge, serta pengaturan keselamatan untuk pelawat.
• Menyokong surat visa dan pengaturan penginapan untuk pekerja asing mengikut keperluan.
• Menyelaras percetakan dan pengedaran tag Fixed Asset (FA).
• Mengalu-alukan dan membantu pelawat luar ke pusat.
• Secara proaktif menyemak kemudahan kakitangan dan mencadangkan peluang penambahbaikan.
• Memberi sokongan pentadbiran kepada Director, Finance - GBS dan Senior Director, Finance Operations, termasuk tuntutan perbelanjaan, persediaan perjalanan perniagaan, mesyuarat luaran dan penyelarasan temujanji, pembentangan PowerPoint dan perkara pentadbiran lain mengikut keperluan.

Sokongan Back-Office Procure-to-Pay

• Menyelaras pesanan belian dan kelulusan invois untuk utiliti dan bekalan pusat.
• Bekerjasama dengan pemohon berkaitan untuk menyokong pemilihan vendor yang sesuai untuk perkhidmatan pusat.
• Mengurus Purchase Requisition pusat dan menyerahkannya melalui sistem Procurement berkaitan dengan dokumentasi sokongan yang sesuai.
• Mengurus penciptaan Goods Receipt (GR), menyemak ketepatan invois dan menyokong Local Accounting dengan semakan akruan sebagai sebahagian daripada proses Month-End Close (MEC).
• Memastikan maklumat berkaitan dikemas kini dalam sistem e-invois statutori tempatan.
• Memberi maklumat status invois dan pembayaran kepada vendor apabila diminta.

Sokongan Fasiliti

• Memberi sokongan dan backup kepada Facilities Manager.
• Menyediakan dan mengemas kini jadual penyelenggaraan fasiliti serta memantau penyiapan aktiviti penyelenggaraan yang diperlukan.
• Menyelaras perkara berkaitan bangunan, termasuk penyelenggaraan, pembaikan dan keselamatan.

Kawalan Dalaman & Pematuhan

• Membantu memastikan keperluan kawalan dalaman dan pematuhan syarikat dipenuhi.
• Menyokong keperluan dokumentasi untuk audit dalaman dan luaran Global Business Solutions (GBS).

Penglibatan & Komunikasi Pekerja

• Menerajui dan menyokong perancangan serta pelaksanaan aktiviti penglibatan pekerja.
• Bertindak sebagai communication champion untuk inisiatif pusat dan membantu memastikan pekerja sentiasa dimaklumkan dan terlibat.

Apa Yang Anda Bawa:

Pendidikan

• Ijazah Sarjana Muda dan/atau Diploma atau kelayakan setaraf.

Pengalaman & Kemahiran

• Sebaiknya 5 tahun atau lebih pengalaman dalam peranan Office Manager, Office Administration atau yang setara.
• Pengalaman melaksanakan tanggungjawab pentadbiran dan operasi yang serupa dengan yang dinyatakan dalam peranan ini.
• Rekod prestasi yang terbukti dalam menyelaras aktiviti pentadbiran.
• Kemahiran komunikasi yang kukuh dan keupayaan bekerja secara berkesan dengan pihak berkepentingan dalaman dan luaran.
• Sikap positif terhadap pembelajaran dan pembangunan berterusan.

Apa Yang Menjadikan Peluang Ini Menarik:

• Peranan ini memberi anda pendedahan kepada pelbagai aktiviti merentasi Global Business Solutions (GBS), daripada sokongan operasi dan pentadbiran kepada fasiliti, proses perolehan, pematuhan, komunikasi dan penglibatan pekerja.
• Anda akan berada dalam kedudukan di mana penyelarasan yang kukuh, perhatian terhadap perincian dan hubungan dengan pihak berkepentingan secara langsung menyumbang kepada keberkesanan operasi pusat dan pengalaman pekerja yang bekerja di dalamnya.

Peluang Pekerjaan Sama Rata

Baxter adalah majikan yang mengamalkan peluang pekerjaan sama rata. Baxter menilai pemohon yang layak tanpa mengira bangsa, warna kulit, agama, jantina, asal usul negara, umur, orientasi seksual, identiti atau ekspresi jantina, status veteran yang dilindungi, status kurang upaya/kecacatan atau mana-mana ciri lain yang dilindungi oleh undang-undang.

Penyesuaian Munasabah

Baxter komited untuk bekerjasama dan menyediakan penyesuaian munasabah kepada individu kurang upaya di seluruh dunia. Jika, disebabkan keadaan perubatan atau kurang upaya, anda memerlukan penyesuaian munasabah untuk mana-mana bahagian proses permohonan atau temu duga, sila klik pada pautan (dibuka dalam tetingkap baharu) di sini dan maklumkan kepada kami sifat permintaan anda berserta maklumat hubungan anda.

Notis Penipuan Pengambilan Pekerja

Baxter telah menemui insiden penipuan pekerjaan, di mana pihak yang tidak bertanggungjawab menyamar sebagai pekerja Baxter, perekrut atau ejen lain, dan berinteraksi dengan pencari kerja dalam talian dalam percubaan untuk mencuri maklumat peribadi dan/atau kewangan. Untuk mengetahui cara anda boleh melindungi diri anda, semak Notis Penipuan Pengambilan Pekerja kami (dibuka dalam tetingkap baharu).