Finance & Administration Coordinator

Kami sedang mencari profesional Finance & Admin coordinator yang teliti untuk menyokong kewangan, perolehan, invois, pelaporan dan penyelarasan pentadbiran dalam operasi penyelenggaraan pusat data. Peranan ini bertanggungjawab membantu memastikan proses kewangan dan pentadbiran tepat, tepat pada masanya, patuh dan didokumenkan dengan baik, di samping menyokong keperluan SLA pelanggan, KPI dan tadbir urus operasi.

Tentang Peranan:

• Menyokong penyampaian Perkhidmatan Penyelenggaraan melalui sokongan kewangan, perolehan, pentadbiran dan pelaporan yang tepat selaras dengan keperluan SLA dan KPI pelanggan.
• Memberi sokongan pembelian alat ganti dan invois untuk aktiviti berkaitan penyelenggaraan, termasuk pemantauan permintaan pembelian, dokumentasi pembekal, semakan invois dan susulan kelulusan.
• Menyelaras dengan kepimpinan tapak, Plant Supervisor, Office Engineer, Plant Operator dan vendor pihak ketiga untuk menyokong penjadualan penyelenggaraan, kehadiran vendor, dokumentasi perkhidmatan dan penutupan pentadbiran aktiviti kerja.
• Membantu dengan laporan meliputi perkhidmatan yang dilaksanakan, aktiviti penyelenggaraan yang disiapkan, aktiviti vendor, tindakan terbuka, status perolehan, perkara invois dan kemas kini lain berkaitan perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan atau kepimpinan akaun.
• Menyimpan rekod yang tepat untuk work order, purchase order, invois, dokumen vendor, laporan penyelenggaraan, rekod pemeriksaan dan dokumentasi tapak lain dalam sistem yang ditetapkan dan repositori dikongsi.
• Menyokong aktiviti CMMS dan pelaporan dengan mengemas kini medan pentadbiran, memantau status work order, mengumpul bukti kerja yang telah siap dan memastikan rekod lengkap dan tersedia untuk semakan.
• Memantau dan menjejak perbelanjaan berkaitan penyelenggaraan, status invois, permintaan perolehan, penyerahan vendor dan dokumentasi sokongan, serta meningkatkan isu kelewatan, percanggahan atau pengecualian jika perlu.
• Membantu pengumpulan data untuk analisis penyelenggaraan, penanda aras, pemantauan beban kerja, pematuhan PM, pelaporan SLA/KPI dan mesyuarat tadbir urus.
• Menyokong pembangunan dan penyelenggaraan prosedur pentadbiran untuk permintaan kerja, pelaporan, pemberitahuan, pemantauan beban kerja, kawalan dokumen, pembelian, invois dan penyelarasan vendor.
• Memastikan aktiviti kewangan, perolehan, pentadbiran dan pelaporan mematuhi polisi pelanggan, prosedur Cushman & Wakefield, keperluan keselamatan, standard penyimpanan dokumen dan peraturan yang berkenaan.
• Memberi komunikasi yang jelas dan tepat pada masanya kepada Project Lead, pasukan tapak, vendor dan wakil pelanggan mengenai status perolehan, isu invois, tarikh akhir pelaporan, jurang dokumentasi, risiko dan tindakan susulan yang diperlukan.

Tentang Anda:

• Pengalaman relevan 2+ tahun dalam pentadbiran kewangan, sokongan perolehan, pentadbiran fasiliti, pentadbiran kontrak atau pelaporan operasi.
• Pengalaman menyokong purchase order, invois, penyelarasan vendor, pelaporan penyelenggaraan atau tadbir urus pentadbiran dalam persekitaran pusat data, pengurusan fasiliti, kejuruteraan atau mission-critical adalah diutamakan.
• Kemahiran kuat dalam pentadbiran kewangan, sokongan perolehan, pemantauan invois dan kawalan dokumen.
• Kefahaman baik tentang pentadbiran penyelenggaraan fasiliti, penyelarasan vendor, proses purchase-to-pay dan keperluan pelaporan operasi.
• Kemahiran organisasi, susulan dan pemantauan beban kerja yang kuat, dengan keupayaan mengurus pelbagai keutamaan dan tarikh akhir.
• Kemahiran komunikasi dan penyelarasan pihak berkepentingan yang baik merentas kepimpinan akaun, pasukan operasi tapak, wakil pelanggan, pembekal dan vendor.
• Mahir dalam Microsoft Office, terutamanya Excel dan templat pelaporan.
• Pengetahuan tentang CMMS, platform perolehan, sistem invois, BI atau papan pemuka pelaporan dan proses kawalan dokumen adalah satu kelebihan.
• Perhatian yang tinggi terhadap perincian, ketepatan data, kerahsiaan, kesedaran pematuhan dan kepatuhan kepada prosedur pelanggan dan Cushman & Wakefield.
• Diploma, sijil atau ijazah relevan dalam Kewangan, Perakaunan, Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Fasiliti atau disiplin berkaitan.
• Latihan profesional atau kelayakan yang diiktiraf industri dalam pentadbiran kewangan, perolehan, pengurusan fasiliti atau industri pusat data adalah satu kelebihan.