Administrative Secretarial Assistant

Tentang peranan ini

Pembantu Pentadbiran untuk melaksanakan tugas kesetiausahaan bagi Timbalan Pengarah dan tugas pentadbiran untuk menyokong kelancaran operasi dan fungsi jabatan.

Tanggungjawab utama

• Urus kalendar Timbalan Pengarah, pastikan ia dikemas kini dengan tepat selaras dengan perubahan kerap dalam aktiviti, mesyuarat dan temu janji
• Bantu Timbalan Pengarah menyediakan dokumen sokongan penting dengan cekap (agenda, nota latar belakang/maklumat umum peserta) yang diperlukan untuk jumlah mesyuarat dan urusan yang banyak dengan pengawasan minimum
• Kendalikan, urus dan tapis komunikasi elektronik (e-mel, telefon)
• Teliti e-mel, dokumen, surat dan laporan yang bersifat teknikal atau pentadbiran dan segera agihkan kerja berkaitan kepada pihak berkepentingan dalaman dan luaran serta pantau penyerahan maklum balas tepat pada masanya
• Semak dan kesan kesilapan dalam dokumen yang dikemukakan oleh unit/bahagian untuk kelulusan Timbalan Pengarah dan pastikan ia dibetulkan serta dihantar semula dengan segera
• Atur semua urusan perjalanan rasmi Timbalan Pengarah di dalam dan luar negara serta kendalikan semua perkara berkaitan tuntutan, tempahan penerbangan, hotel/penginapan dan jadual lawatan
• Laksanakan tugas ganti sebagai Pembantu Peribadi kepada Pengarah dan Penolong Gabenor semasa ketiadaan PA mereka
• Layani pelawat ke Jabatan dan uruskan pertanyaan umum daripada pihak luaran dan dalaman secara profesional
• Kumpul dan simpan semua surat dan dokumen sulit untuk Timbalan Pengarah dan Jabatan
• Laksanakan tugas pentadbiran untuk Jabatan seperti pengaturan mesyuarat dan acara serta bekerjasama dengan Corporate Administration Services dalam hal ehwal pentadbiran umum