Administration Assistant

Kami sedang mencari tiga (3) Administration Assistant yang teratur, bertanggungjawab dan proaktif untuk memberikan sokongan pentadbiran dan penyelarasan merentas pelbagai fungsi dalam organisasi. Setiap calon yang berjaya akan ditempatkan di satu bidang tanggungjawab utama berdasarkan kesesuaian, kekuatan dan keperluan perniagaan.

Tanggungjawab

Pentadbiran Pejabat Korporat

• Memberikan sokongan pentadbiran dan perkeranian am kepada Pejabat Korporat
• Menyediakan, mencetak, mengimbas, memfotokopi, menyusun dan memfailkan dokumen secara sistematik
• Menjaga bilik mesyuarat, kawasan penerimaan tetamu, bekalan pantri dan kesediaan pejabat secara am
• Membantu dengan dokumentasi asas, kemasukan data, penyimpanan rekod dan penyelidikan ringkas seperti yang diarahkan
• Menguruskan bekalan pejabat harian, alat tulis, urusan kurier dan keperluan pentadbiran rutin yang lain
• Mendapatkan sebut harga daripada vendor dan pembekal serta menyediakan ringkasan perbandingan asas
• Berhubung dan membuat susulan dengan vendor dan penyedia perkhidmatan mengenai perkara pentadbiran rutin
• Membantu dengan urusan mesyuarat dan perkara harian Pejabat Korporat yang lain

Pentadbiran Pengurusan

• Memberikan sokongan pentadbiran dan penyelarasan kepada Pengurusan mengenai perkara perniagaan harian
• Membantu menyediakan, memformat, menyusun dan mengemas kini cadangan, pembentangan, perjanjian, MOU, surat dan dokumen perniagaan lain
• Membantu menyusun maklumat dan dokumen sokongan untuk perkara berkaitan perniagaan, korporat, pelaburan dan projek
• Menyusun dan menyelenggara dokumen, surat-menyurat dan rekod berkaitan Pengurusan
• Membantu menyelaras mesyuarat dalaman dan luaran, termasuk jemputan kalendar, urusan mesyuarat dan peringatan
• Menyelenggara tracker ringkas untuk perkara tertunggak, tarikh akhir penting, pembaharuan, tarikh luput dan tindakan yang belum selesai
• Membuat susulan dengan pasukan dalaman dan pihak luar yang berkaitan mengenai dokumen, maklumat dan tindakan seperti yang diarahkan
• Mengendalikan maklumat sulit syarikat dan Pengurusan dengan sewajarnya

Pentadbiran Sistem & Digital

• Memberikan sokongan pentadbiran untuk sistem harian syarikat, akaun digital dan perkhidmatan berkaitan
• Membantu menyelenggara rekod nama domain syarikat, perkhidmatan hosting laman web, akaun e-mel, lesen perisian dan langganan
• Menyelenggara tracker untuk pembaharuan, langganan, lesen dan tarikh luput
• Membantu dengan penciptaan dan penyelenggaraan akaun e-mel pekerja dan akses pengguna yang diluluskan
• Membantu menyelaras keperluan sistem dan akaun untuk pekerja baharu
• Menyelenggara rekod peranti syarikat, lesen perisian, akaun pengguna dan maklumat akses dengan betul
• Berhubung dengan penyedia perkhidmatan dan vendor mengenai sebut harga, langganan, pembaharuan dan perkara rutin berkaitan sistem
• Membantu pekerja dengan penggunaan asas Microsoft 365 dan Office jika diperlukan

Keperluan

Kelayakan & Pengalaman

• Diploma atau ijazah sarjana muda dalam pentadbiran perniagaan, pengurusan atau bidang berkaitan.
• Pengalaman 3 hingga 5 tahun dalam peranan pentadbiran berkaitan; graduan baharu digalakkan memohon.
• Calon dengan pengalaman pentadbiran berkaitan akan mempunyai kelebihan tambahan.
• Kesediaan untuk ditempatkan di satu bidang tanggungjawab utama berdasarkan kesesuaian dan keperluan perniagaan.

Kemahiran Keras & Pengetahuan

• Mahir dalam Microsoft Word, Excel dan PowerPoint, serta selesa menggunakan e-mel dan Microsoft 365.
• Mampu menyelenggara rekod yang tepat, mengendalikan maklumat sulit dan menyediakan laporan yang mudah.
• Pengalaman menggunakan tracker ringkas untuk pembaharuan, tarikh akhir, aset dan pengurusan lesen.
• Keupayaan asas untuk mendapatkan sebut harga vendor dan menyediakan ringkasan perbandingan yang jelas.

Kemahiran Insaniah & Kualiti

• Kemahiran organisasi dan susulan yang baik, dengan tumpuan kuat terhadap perincian dan etika kerja yang bertanggungjawab.
• Sikap positif, bersedia untuk belajar dan mampu bekerja secara berdikari dengan bimbingan atau secara kolaboratif sebagai sebahagian daripada pasukan.
• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang baik dalam Bahasa Inggeris dan Mandarin; kemahiran Mandarin diperlukan.
• Profesional, berhati-hati dan boleh dipercayai semasa mengendalikan maklumat sensitif Pengurusan atau syarikat.

Kemahiran: Office Administration, Document Management, Data Entry, Record Keeping, Meeting & Calendar Management, Vendor Management, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft 365