Contoh Surat Tunjuk Sebab Tidak Hadir Kerja dan Cara Menjawabnya

Surat tunjuk sebab ialah surat daripada majikan yang minta awak terangkan secara bertulis sesuatu dakwaan salah laku, contohnya tidak hadir kerja, datang lewat, atau langgar peraturan syarikat. Jawapan awak menentukan sama ada kes ditutup atau majikan teruskan dengan siasatan dalaman. Jawab dalam tempoh yang diberi, ringkas, jujur, dan sertakan bukti seperti MC.

Apa berlaku selepas surat tunjuk sebab dijawab

Akta Kerja 1955 tak sebut surat tunjuk sebab secara khusus. Surat ini amalan biasa sebelum siasatan wajar (due inquiry), iaitu siasatan dalaman yang Seksyen 14 wajibkan sebelum majikan boleh menghukum pekerja kerana salah laku. Urutannya biasanya begini:

1. Surat dikeluarkan. Surat menyatakan dakwaan, tarikh kejadian dan tarikh akhir untuk menjawab.
2. Awak jawab secara bertulis. Kalau jawapan diterima, kes boleh ditutup tanpa tindakan.
3. Siasatan dalaman diadakan kalau jawapan tak memuaskan. Awak diberi peluang dengar dakwaan dan bela diri.
4. Keputusan. Kalau salah laku terbukti, majikan boleh buang kerja tanpa notis, turunkan pangkat, atau beri hukuman lebih ringan (Seksyen 14(1)).

Hak awak semasa siasatan dalaman

• Penggantungan kerja maksimum 2 minggu sementara siasatan berjalan, dan majikan mesti bayar sekurang-kurangnya separuh gaji. Kalau siasatan tak buktikan salah laku, baki gaji yang ditahan mesti dibayar balik penuh (Seksyen 14(2)).
• Hukuman gantung kerja tanpa gaji pun tak boleh lebih 2 minggu.
• Jangan tandatangan pengakuan yang awak tak setuju. Kalau rasa hukuman tak adil, rujuk Jabatan Tenaga Kerja dulu.

Tidak hadir kerja lebih 2 hari

Seksyen 15(2) menganggap pekerja yang tak datang kerja lebih 2 hari bekerja berturut-turut tanpa cuti yang diluluskan telah memecah kontrak. Kecuali kalau awak ada sebab munasabah dan dah maklumkan, atau cuba maklumkan, majikan secepat mungkin.

Sebab itu jawapan untuk kes tidak hadir mesti nyatakan bila dan macam mana awak cuba hubungi majikan, contohnya mesej WhatsApp kepada supervisor pukul 7 pagi. Simpan tangkapan skrin mesej itu.

Contoh jawapan surat tunjuk sebab tidak hadir kerja

[Nama Penuh]
[No. Pekerja / Jabatan]
[Tarikh]

Kepada,
[Nama Pengurus]
[Nama Syarikat]

Tuan/Puan,

JAWAPAN SURAT TUNJUK SEBAB: TIDAK HADIR KERJA PADA [TARIKH]

Merujuk surat tuan/puan bertarikh [Tarikh Surat], saya [Nama Penuh] ingin memberi penjelasan berikut.

2. Saya tidak dapat hadir kerja pada [Tarikh] kerana [sebab, contohnya demam panas]. Saya telah memaklumkan [Nama Supervisor] melalui [WhatsApp / panggilan telefon] pada [masa]. Salinan sijil cuti sakit daripada [Nama Klinik] dilampirkan.

3. Saya memohon maaf atas kesulitan yang berlaku dan akan memastikan makluman dibuat lebih awal pada masa akan datang.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Tandatangan]
[Nama Penuh]

Contoh jawapan surat tunjuk sebab datang lewat

JAWAPAN SURAT TUNJUK SEBAB: LEWAT HADIR KERJA PADA [TARIKH]

Merujuk surat tuan/puan bertarikh [Tarikh Surat], saya lewat hadir kerja pada [Tarikh] selama [tempoh] kerana [sebab, contohnya motosikal rosak di tengah jalan / bawa anak ke klinik].

2. Saya telah memaklumkan [Nama Supervisor] pada [masa]. [Lampirkan bukti jika ada, contohnya resit bengkel.]

3. Saya memohon maaf dan akan bertolak lebih awal untuk mengelakkan kelewatan berulang.

Guna kepala surat dan penutup yang sama seperti contoh tidak hadir kerja di atas.

Contoh jawapan surat tunjuk sebab salah laku

Untuk dakwaan langgar peraturan, seperti tak pakai alat keselamatan atau bertengkar dengan rakan sekerja, terangkan apa yang berlaku ikut urutan masa. Jangan mengaku perkara yang awak tak buat.

JAWAPAN SURAT TUNJUK SEBAB: [RINGKASAN DAKWAAN]

Merujuk surat tuan/puan bertarikh [Tarikh Surat], berikut penjelasan saya tentang kejadian pada [Tarikh dan Masa] di [Lokasi].

2. [Terangkan apa yang berlaku, siapa yang ada, dan kenapa ia berlaku.]

3. [Jika awak memang salah: akui dengan ringkas dan nyatakan langkah supaya tak berulang. Jika awak tak bersetuju dengan dakwaan: nyatakan dengan sopan dan namakan saksi atau bukti.]

4. Saya bersedia memberi keterangan lanjut jika diperlukan.

Tip menjawab surat tunjuk sebab

• Hantar sebelum tarikh akhir. Tak jawab langsung biasanya dianggap tiada pembelaan.
• Ringkas dan ikut fakta. Tarikh, masa, siapa yang dimaklumkan, dan bukti.
• Lampirkan bukti. MC, tangkapan skrin mesej, resit, atau nama saksi.
• Simpan salinan surat jawapan dan minta majikan akui penerimaan.
• Jangan salahkan orang lain atau guna bahasa kasar, walaupun awak rasa tak adil.

Kalau keadaan di tempat kerja dah tak boleh diteruskan, baca sebab berhenti kerja dan contoh surat berhenti kerja. Notis tetap perlu diberi ikut kontrak walaupun kes masih berjalan.