Admin Cum Document Controller

Mengurus, menyelenggara dan mengemas kini dokumen, rekod, fail dan pangkalan data syarikat dalam bentuk fizikal dan digital.

Memastikan semua dokumen difailkan dengan betul, tersusun, dikemas kini dan mudah diakses untuk rujukan.

Memantau tarikh luput dokumen dan menyelenggara jadual pembaharuan yang dikemas kini untuk semua lesen, permit, sijil dan dokumen berkaitan syarikat.

Menyediakan, mengemukakan dan membuat susulan permohonan, pembaharuan, dokumen sokongan dan surat-menyurat dengan pihak berkuasa berkaitan.

Memastikan semua dokumen tepat, lengkap dan mematuhi prosedur syarikat serta keperluan kawal selia yang berkenaan.

Menyelenggara rekod yang betul bagi permohonan, kelulusan, pembayaran, resit dan status pembaharuan.

Mengendalikan tugas pentadbiran am, kemasukan data, surat-menyurat, pengurusan e-mel dan tugas lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan.

2. Pembaharuan Lesen, Permit & Kawal Selia

Mengendalikan, menyelaras dan memantau permohonan, pembaharuan dan pengemaskinian lesen, permit, pendaftaran dan kelulusan syarikat, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

A. Utiliti & Pihak Berkuasa Tempatan

SAMB

MBMB

TNB

IWK

B. Pembinaan & Industri

CIDB

SPAN

SWCorp

C. Akses Pelabuhan & Operasi

Westports

Northport

Pas pelabuhan, pendaftaran dan permit operasi yang berkaitan.

D. Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

MyKKP

Dokumentasi dan pembaharuan berkaitan PMT, jika berkenaan.

E. Pengangkutan & Logistik

iSPKP (APAD)

Permit lori

Lesen, permit dan pendaftaran lain berkaitan pengangkutan yang berkenaan.

F. Tenaga & Elektrik

ECOS (Suruhanjaya Tenaga)

Pendaftaran dan lesen berkaitan tenaga lain yang berkenaan.

G. Dokumentasi Kenderaan & Armada

Pembaharuan cukai jalan

Pembaharuan insurans kenderaan

Pemeriksaan PUSPAKOM

Permit kenderaan dan treler

Lesen dan dokumentasi lain berkaitan armada.

H. Pendaftaran Lain

E-Vetting

Sebarang lesen, permit, sijil atau kelulusan lain yang diperlukan oleh syarikat.

Tanggungjawab tambahan:

Berhubung dengan jabatan kerajaan, badan kawal selia, penyedia utiliti, pihak berkuasa pelabuhan, syarikat insurans dan penyedia perkhidmatan berhubung permohonan dan pembaharuan.

Menyediakan dan mengumpul borang, dokumen sokongan dan penyerahan yang diperlukan untuk tujuan pembaharuan.

Memantau kemajuan permohonan dan membuat susulan dengan pihak berkuasa berkaitan untuk memastikan kelulusan dan pembaharuan tepat pada masanya.

Menyelenggara senarai induk yang dikemas kini bagi semua lesen dan permit syarikat, termasuk tarikh luput, status pembaharuan, fi dan rekod kelulusan.

Memaklumkan pihak pengurusan tentang tarikh luput yang akan datang, keperluan yang belum selesai, kelewatan atau potensi isu pematuhan.

Memastikan pembaharuan diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan untuk mengelakkan lesen luput, penalti atau gangguan kepada operasi syarikat.

3. Dokumentasi Kenderaan & Armada

Menyelenggara rekod lengkap dan dikemas kini untuk kenderaan syarikat, termasuk lori, treler dan aset armada lain.

Memantau dan menyelaras pembaharuan cukai jalan, insurans, pemeriksaan PUSPAKOM, PMT dan permit lori, jika berkenaan.

Memastikan semua dokumen berkaitan kenderaan sah, difailkan dengan betul dan mudah didapati untuk pemeriksaan atau tujuan operasi.

Menyelaras temujanji pemeriksaan kenderaan dan membuat susulan keputusan pemeriksaan, kecacatan dan dokumentasi yang belum selesai.

Berhubung dengan pihak berkuasa berkaitan, bengkel, syarikat insurans dan penyedia perkhidmatan mengenai dokumentasi dan hal pematuhan armada.

Menjejak kesahan dokumen kenderaan dan treler serta memaklumkan pihak pengurusan tentang pembaharuan yang akan datang.

Memastikan rekod kenderaan dikemas kini apabila berlaku perubahan pada pemilikan, pendaftaran, insurans, permit atau butiran lain yang berkaitan.

4. Media Digital & Penjenamaan Syarikat

Mereka bentuk, mengemas kini dan menerbitkan poster, pengumuman, notis, bahan promosi dan kandungan digital lain syarikat.

Mengurus dan mengemas kini akaun Facebook dan TikTok rasmi syarikat.

Menyediakan dan menerbitkan kandungan berkaitan untuk mempromosikan aktiviti, perkhidmatan, pencapaian, acara dan pengumuman syarikat.

Menyelenggara dan mengemas kini laman web rasmi syarikat, termasuk maklumat syarikat, perkhidmatan, butiran hubungan, pengumuman dan kandungan lain yang berkaitan.

Memastikan semua kandungan yang diterbitkan tepat, profesional, konsisten dengan penjenamaan syarikat dan diluluskan oleh pihak pengurusan jika perlu.

Menyelaras penyediaan gambar, video, kapsyen dan kandungan lain untuk platform digital.

Memantau mesej, komen dan pertanyaan masuk di platform media sosial syarikat dan menyalurkannya kepada kakitangan berkaitan jika perlu.

Menyelenggara rekod tersusun bagi kandungan yang diterbitkan, bahan pemasaran dan pengumuman syarikat.

5. Pengurusan E-mel & Komunikasi

Mengurus surat-menyurat e-mel am syarikat, termasuk menerima, merangka, menghantar dan membalas e-mel seperti yang diarahkan.

Menyediakan e-mel, surat, notis, laporan dan surat-menyurat pentadbiran lain yang profesional.

Memantau e-mel masuk dan memastikan pertanyaan, permohonan dan permintaan disalurkan kepada jabatan yang sesuai.

Menyelenggara rekod yang betul bagi e-mel penting, penyerahan, kelulusan dan komunikasi dengan pihak luar.

Membuat susulan perkara yang belum selesai dengan agensi kerajaan, pembekal, pelanggan, penyedia perkhidmatan dan pihak berkaitan lain.

Memastikan semua surat-menyurat luar dikendalikan secara profesional dan dalam tempoh yang ditetapkan.

Menjaga kerahsiaan semasa mengendalikan maklumat dan surat-menyurat syarikat.

6. Penyelarasan Mesyuarat & Minit Mesyuarat (MOM)

Mengatur, menyelaras dan menjadualkan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) syarikat, termasuk persiapan dan penyelarasan dengan pihak pengurusan, pihak berkaitan dan setiausaha syarikat, jika berkenaan.

Menyelaras mesyuarat pejabat bulanan, termasuk menjadualkan tarikh mesyuarat, mengesahkan kehadiran, menyediakan agenda dan mengatur tempat atau kemudahan mesyuarat.

Menyediakan dan mengedarkan notis mesyuarat, jemputan, agenda dan dokumen sokongan berkaitan sebelum setiap mesyuarat.

Menyelaras dengan jabatan berkaitan untuk mengumpul laporan, kemas kini dan bahan pembentangan yang diperlukan untuk mesyuarat.

Memastikan semua dokumen dan bahan yang diperlukan disediakan dan diedarkan kepada peserta tepat pada masanya.

Menghadiri mesyuarat dan merekod Minit Mesyuarat (MOM) dengan tepat, termasuk perbincangan utama, keputusan yang dibuat, item tindakan, orang yang bertanggungjawab dan tarikh sasaran penyiapan.

Menyediakan, memuktamadkan dan mengedarkan MOM kepada pihak pengurusan dan kakitangan berkaitan untuk rujukan dan susulan.

Menyelenggara rekod dan pemfailan yang betul bagi notis mesyuarat, senarai kehadiran, agenda, MOM dan dokumen berkaitan.

Memantau dan membuat susulan item tindakan dan keputusan yang belum selesai semasa mesyuarat untuk memastikan penyiapan tepat pada masanya.

Menyelenggara jadual dan kalendar mesyuarat bagi mesyuarat pejabat bulanan, AGM dan mesyuarat korporat lain seperti yang diarahkan oleh pihak pengurusan.

Menyelaras pengaturan mesyuarat untuk memastikan mesyuarat berjalan lancar dan cekap.

Berhubung dengan setiausaha syarikat mengenai dokumentasi AGM, pengaturan mesyuarat dan keperluan statutori, jika berkenaan.

7. Pelaporan & Pemantauan Pematuhan

Menyediakan laporan berkala tentang status pembaharuan lesen dan permit, tarikh luput dokumen dan permohonan yang belum selesai.

Menyelenggara sistem penjejakan pembaharuan dan memberikan kemas kini tepat pada masanya kepada pihak pengurusan.

Menyediakan laporan pentadbiran, kemas kini status dokumen dan laporan susulan mesyuarat apabila diperlukan.

Memastikan dokumen dan maklumat sulit syarikat dikendalikan dengan selamat.

Mengenal pasti potensi kelewatan, dokumen yang hilang atau risiko pematuhan dan melaporkannya kepada pihak pengurusan dengan segera.

Memastikan kawalan versi yang betul dan menyelenggara rekod dokumen syarikat yang dikemas kini.

Membantu menyediakan dokumen untuk audit, pemeriksaan, penyerahan kawal selia dan semakan pengurusan.

Melaksanakan tugas pentadbiran, kawalan dokumen, penyelarasan mesyuarat, pelaporan dan pematuhan lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan.

8. Keperluan Utama

Kelayakan minimum SPM; Diploma dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Pejabat atau bidang berkaitan adalah satu kelebihan.

Pengalaman dalam pentadbiran, kawalan dokumen, pembaharuan lesen dan permit, sebaiknya dalam industri pengangkutan, logistik atau armada.

Familiar dengan portal kerajaan Malaysia, pihak berkuasa kawal selia dan prosedur pembaharuan lesen.

Kemahiran organisasi, pemfailan, dokumentasi dan susulan yang baik.

Mahir dalam Microsoft Office, pengurusan e-mel dan sistem pemfailan dokumen digital.

Kemahiran asas reka bentuk grafik dan penciptaan kandungan, termasuk penggunaan Canva atau aplikasi serupa.

Familiar dengan Facebook, TikTok dan pengurusan kandungan laman web.

Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang baik dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris.

Kemahiran mencatat minit, penyelarasan mesyuarat dan penyediaan laporan yang baik.

Mampu bekerja secara berdikari, mengurus pelbagai tugas dan memenuhi tarikh akhir.

Teliti, bertanggungjawab, proaktif dan mampu menyelenggara rekod yang tepat.

Kemahiran interpersonal dan komunikasi yang baik semasa berurusan dengan pihak pengurusan, kakitangan, agensi kerajaan dan pihak luar.