Admin Assistant

1. Ringkasan Kerja

Memberi sokongan pentadbiran dan operasi bagi memastikan operasi workshop berjalan lancar dan cekap. Peranan ini melibatkan penyelenggaraan rekod yang tepat, pengendalian invois dan dokumentasi, penyelarasan dengan jabatan Sumber Manusia (HR), membantu kawalan inventori, serta menyokong pengurusan workshop dalam operasi harian.

2. Tanggungjawab dan Tugas Utama

A. Dokumentasi Pentadbiran dan Kewangan

• Menyelenggara dan mengemas kini rekod tuntutan petty cash serta dokumen sokongan.
• Menyelenggara rekod elaun makan dan memastikan dokumentasi yang tepat untuk penyerahan.
• Menyusun, memfailkan dan menyelenggara invois, resit serta dokumen pentadbiran lain.
• Mengeluarkan dan menghantar invois pelanggan melalui e-mel, memastikan ketepatan dan penyerahan tepat pada masanya.
• Menyediakan, memproses dan menyelenggara purchase requisition untuk spare part, bahan dan perkhidmatan outsourced.
• Memastikan semua transaksi dan aktiviti workshop direkod dan didokumenkan dengan betul.

B. Pentadbiran Kehadiran dan Kerja Lebih Masa (OT)

• Bekerjasama rapat dengan jabatan HR untuk mengurus dan mengesahkan rekod kehadiran staf workshop.
• Membantu menyemak, mengumpul dan menyerahkan rekod OT dalam tempoh yang ditetapkan.
• Mengenal pasti percanggahan dalam rekod kehadiran dan OT serta menyelaras dengan jabatan berkaitan untuk penjelasan.
• Menyelenggara dokumentasi kehadiran dan OT yang tepat dan terkini.

C. Dokumentasi dan Pelaporan Workshop

• Menyelenggara dan menyusun dokumen workshop termasuk job card, repair order, rekod servis dan dokumentasi berkaitan yang lain.
• Memastikan aktiviti workshop direkod dan dikemas kini dengan tepat dalam sistem berkaitan.
• Menyediakan laporan berkala mengenai aktiviti workshop, penggunaan mesin, penggunaan bahan api, produktiviti buruh dan perkara operasi lain seperti yang diperlukan.
• Memastikan pemfailan yang betul dan rekod mudah diambil semula untuk rujukan dan tujuan audit.

D. Inventori dan Kawalan Stok

• Membantu memantau inventori workshop termasuk spare part, bahan, alat dan consumable.
• Menyelenggara rekod stok dan membantu menjejak pergerakan stok, penggunaan dan baki.
• Memantau tahap stok dan membantu membuat pesanan semula bagi memastikan bekalan mencukupi untuk operasi workshop.
• Menjalankan pemeriksaan alat dan inventori secara berkala bagi memastikan penggunaan, penyimpanan dan kebertanggungjawaban yang betul.

E. Sokongan Operasi Workshop

• Membantu menjadualkan kerja workshop serta menyelaras pengambilan dan penghantaran kenderaan.
• Menyusuli kemajuan kerja dan membantu memastikan tugasan disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.
• Memberi sokongan pentadbiran kepada Workshop Executive dan pasukan workshop bagi memudahkan operasi harian.
• Menyediakan maklumat dan laporan berkaitan untuk menyokong pengurusan workshop dalam perancangan dan membuat keputusan.
• Memastikan pematuhan terhadap polisi syarikat, prosedur dan proses pentadbiran yang ditetapkan.

F. Perkhidmatan Pelanggan dan Komunikasi

• Mengendalikan pertanyaan pelanggan dan memberi bantuan pentadbiran secara profesional.
• Menyelaras dengan pelanggan dan jabatan berkaitan mengenai invois, pengambilan kenderaan, penghantaran dan perkara berkaitan servis.
• Menyelenggara komunikasi berkesan antara workshop, HR, pembekal, pelanggan dan jabatan lain.
• Memastikan susulan tepat pada masanya bagi dokumen tertunggak dan perkara pentadbiran.

G. Penambahbaikan Proses dan Tugas Lain

• Mengenal pasti peluang untuk menambah baik proses pentadbiran workshop dan sistem dokumentasi.
• Membantu menyelenggara persekitaran workshop yang tersusun, cekap dan didokumenkan dengan baik.
• Melaksanakan tugas pentadbiran dan operasi lain yang berkaitan seperti yang diarahkan oleh Workshop Executive atau pihak Pengurusan.

3. Kuasa dan Kebertanggungjawaban

• Memastikan ketepatan, kelengkapan dan kerahsiaan rekod pentadbiran workshop.
• Memastikan penyerahan invois, tuntutan, rekod kehadiran, rekod OT dan laporan yang diperlukan tepat pada masanya.
• Melaporkan percanggahan, kekurangan stok, isu dokumentasi dan kebimbangan operasi kepada Workshop Executive.
• Mematuhi prosedur syarikat dan mendapatkan kelulusan yang diperlukan bagi pembelian, tuntutan dan transaksi pentadbiran lain.