Admin Assistant

SKOP TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

A. Pengurusan Dokumen dan Fail

Mengurus, menyusun dan menyimpan dokumen serta fail syarikat dengan teratur.

Memastikan semua dokumen penting direkodkan dan mudah dirujuk apabila diperlukan.

Mengendalikan surat-menyurat, memo, borang dan dokumen rasmi syarikat.

Membantu menyediakan surat rasmi, laporan dan dokumen pentadbiran mengikut arahan pihak pengurusan.

Memastikan kerahsiaan dokumen dan maklumat syarikat sentiasa terpelihara.

B. Pengurusan Data dan Rekod

Memasukkan, mengemas kini dan menyemak data syarikat ke dalam sistem atau Microsoft Excel.

Memastikan ketepatan maklumat yang direkodkan serta mengurangkan kesilapan kemasukan data.

Menyediakan dan mengemas kini rekod pentadbiran dari semasa ke semasa.

Membantu menyediakan laporan harian, mingguan atau bulanan apabila diperlukan.

C. Sokongan Pentadbiran Sumber Manusia (HR)

Membantu menguruskan dokumen dan fail pekerja.

Membantu menyediakan surat tawaran kerja, surat pengesahan jawatan, surat amaran dan dokumen HR lain berdasarkan arahan pegawai yang bertanggungjawab.

Membantu mengemas kini maklumat peribadi pekerja dan rekod kehadiran.

Membantu menguruskan dokumen cuti, permohonan pekerja dan rekod berkaitan HR.

Memastikan semua maklumat pekerja dikendalikan secara sulit dan mengikut prosedur syarikat.

D. Pengurusan Pejabat

Memastikan urusan pejabat berjalan lancar dan teratur.

Menguruskan keperluan alat tulis dan bekalan pejabat.

Membantu memantau stok serta membuat permohonan pembelian bekalan pejabat apabila diperlukan.

Mengendalikan panggilan telefon, e-mel dan pertanyaan daripada pihak luar atau dalaman.

Membantu menyelaras mesyuarat, jadual temu janji dan urusan pentadbiran lain.

E. Sokongan Operasi dan Kewangan

Membantu menyediakan, menyusun dan menyimpan invois, resit serta dokumen berkaitan pembayaran.

Membantu merekodkan tuntutan perbelanjaan dan dokumen sokongan untuk semakan pihak berkaitan.

Membantu menyemak dokumen pembelian, pesanan pembelian (Purchase Order) dan penghantaran barang.

Membantu menyelaras urusan penghantaran dokumen atau barangan antara pejabat, gudang dan cawangan.

Melaksanakan tugasan pentadbiran lain yang berkaitan mengikut keperluan operasi syarikat.

F. Pematuhan dan Tanggungjawab Kerja

Mematuhi semua polisi, prosedur operasi standard (SOP) dan arahan pihak pengurusan.

Menjaga kerahsiaan maklumat syarikat, pekerja, pelanggan dan pembekal.

Memastikan semua tugasan disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.

Melaksanakan tugas lain yang munasabah dan berkaitan dengan jawatan apabila diarahkan oleh pihak pengurusan.

3. KELAYAKAN DAN KEPERLUAN JAWATAN

Minimum SPM atau kelayakan setaraf; diploma dalam bidang pentadbiran merupakan satu kelebihan.

Mempunyai pengalaman dalam bidang pentadbiran adalah satu kelebihan.

Mahir menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel dan e-mel.

Mempunyai kemahiran komunikasi dan pengurusan masa yang baik.

Seorang yang teliti, sistematik, bertanggungjawab dan mampu bekerja secara individu serta berkumpulan.

Boleh mengendalikan maklumat sulit dengan penuh profesionalisme.

Mampu melaksanakan tugasan mengikut keutamaan dan tempoh masa yang ditetapkan.

4. KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN

Pengurusan fail dan dokumen.

Kemasukan data dan penyediaan laporan.

Penggunaan Microsoft Office.

Komunikasi dan koordinasi antara jabatan.

Pengurusan masa dan penyelesaian masalah.

Ketelitian dalam menyemak maklumat dan dokumen.