Administrative Assistant

Tanggungjawab Utama

1. Sokongan Pentadbiran Pejabat & Am

• Uruskan surat-menyurat masuk dan keluar, komunikasi, serta fail fizikal dan elektronik.
• Uruskan bekalan pejabat, peralatan, dan rekod kontrak vendor.
• Jadi orang rujukan utama untuk pelawat, klien, dan kontraktor.
• Selaraskan kalendar, mesyuarat, minit mesyuarat, dan urusan perjalanan, penginapan, serta permit untuk lawatan klien dan pasukan tapak.
• Sokong aktiviti perolehan, termasuk dokumentasi import/eksport, JKDM HS Codes, pengecualian SST, dan borang penghantaran, jika diperlukan.
• Beri sokongan pentadbiran HR, termasuk rekod staf, onboarding, dan permohonan pas tapak, jika diperlukan.
• Selaraskan urusan logistik untuk pemindahan bahan kepada klien, vendor, dan pasukan tapak.
• Beri sokongan hal ehwal kewangan, bantu proses invois, sebut harga, pesanan belian, dan tuntutan perbelanjaan, pastikan dokumentasi dan rekod disimpan dengan betul, jika diperlukan.
• Simpan rekod petty cash dan bantu dengan penyelarasan bulanan, jika berkenaan.
• Susuli dan kemas kini dengan vendor serta simpan rekod pembayaran yang terkini.
• Bantu dengan pendaftaran vendor dan permohonan pra-kelayakan.
• Laksanakan tugas pentadbiran lain yang berkaitan seperti yang diarahkan oleh pihak pengurusan.